ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ: Νέες υποχρεώσεις για τις επιχειρήσεις και τα βασικά προβλήματα εφαρμογής & παραδείγματα από την πράξη Νέα Επικαιρότητα εργασιακά Η μετάβαση στο νέο πληροφοριακό σύστημα ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ σηματοδοτεί μια ουσιαστική αλλαγή στον τρόπο με τον οποίο δηλώνονται και παρακολουθούνται οι εργασιακές σχέσεις στην Ελλάδα. Πρόκειται για μια βαθιά ψηφιακή μεταρρύθμιση που επηρεάζει άμεσα εργοδότες, λογιστές και στελέχη ανθρώπινου δυναμικού. Παρότι ο στόχος είναι η απλοποίηση και η διαφάνεια, στην πράξη προκύπτουν νέες υποχρεώσεις αλλά και σημαντικές δυσκολίες προσαρμογής, ιδιαίτερα για τις μικρότερες επιχειρήσεις. ■ Τι είναι το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ Το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ είναι το νέο ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα του Υπουργείο Εργασίας και Κοινωνικής Ασφάλισης, το οποίο αντικαθιστά το προηγούμενο ΕΡΓΑΝΗ και συγκεντρώνει όλα τα δεδομένα των εργασιακών σχέσεων σε πραγματικό χρόνο. Στόχος του συστήματος είναι: η πλήρης ψηφιοποίηση των δηλώσεων, η μείωση της γραφειοκρατίας, η αποτελεσματικότερη εποπτεία της αγοράς εργασίας, η διασύνδεση με άλλα κρατικά πληροφοριακά συστήματα. Οι βασικές νέες υποχρεώσεις για τις επιχειρήσεις 1. Ψηφιακή δήλωση όλων των μεταβολών Κάθε πρόσληψη, αλλαγή σύμβασης, ωραρίου, αποδοχών ή λύση εργασιακής σχέσης δηλώνεται πλέον αποκλειστικά μέσω ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ, με ενιαίο τρόπο. Παλαιά έντυπα και διαδικασίες καταργούνται. 2. Αυστηρές και συγκεκριμένες προθεσμίες Οι δηλώσεις δεν είναι πλέον «τυπικές». Η εκπρόθεσμη ή λανθασμένη υποβολή μπορεί να ενεργοποιήσει ελέγχους και κυρώσεις, καθώς το σύστημα λειτουργεί διασταυρωτικά και σε πραγματικό χρόνο. 3. Σύνδεση με την Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας Το δηλωθέν ωράριο δεν αρκεί. Το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ καταγράφει το πραγματικό ωράριο απασχόλησης, γεγονός που αυξάνει την ευθύνη των εργοδοτών για αποκλίσεις, υπερωρίες και παραβάσεις. 4. Υποχρέωση τεχνικής προσαρμογής Οι επιχειρήσεις καλούνται να: προσαρμόσουν τα συστήματα μισθοδοσίας και HR, εξασφαλίσουν σωστή ροή δεδομένων, συνεργαστούν στενά με λογιστές και παρόχους λογισμικού. ■ Τα βασικά προβλήματα που έχουν ήδη εμφανιστεί Αυξημένος κίνδυνος λαθών Η μετάβαση σε ένα πλήρως ψηφιακό και «ζωντανό» σύστημα σημαίνει ότι κάθε λάθος καταγράφεται άμεσα και μπορεί να έχει οικονομικές συνέπειες. Δυσκολίες στη μεταβατική περίοδο Πολλές επιχειρήσεις διαπιστώνουν: > παλιές εργασιακές σχέσεις που εμφανίζονται ενεργές, > ασυνέπειες σε ωράρια ή συμβάσεις, > ανάγκη μαζικών διορθώσεων μέσα σε στενά χρονικά περιθώρια. Επιβάρυνση μικρών επιχειρήσεων Οι μικρότερες επιχειρήσεις, χωρίς οργανωμένο HR ή ψηφιακές υποδομές, αντιμετωπίζουν: > αυξημένο διοικητικό κόστος, > μεγαλύτερη εξάρτηση από εξωτερικούς συνεργάτες, > αυξημένο άγχος συμμόρφωσης. ■ Εντατικοποίηση των ελέγχων Η διαφάνεια που προσφέρει το σύστημα συνεπάγεται και συνεχή εποπτεία, με άμεσο εντοπισμό αποκλίσεων μεταξύ δηλωθέντων και πραγματικών στοιχείων. ■ Τι πρέπει να κάνουν άμεσα οι επιχειρήσεις Έλεγχο όλων των ενεργών εργασιακών σχέσεων Εκπαίδευση προσωπικού και υπευθύνων Στενή συνεργασία με λογιστή ή σύμβουλο εργασιακών Επένδυση σε αξιόπιστα ψηφιακά εργαλεία ■ Συμπέρασμα Το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ αποτελεί ένα σημαντικό βήμα εκσυγχρονισμού της αγοράς εργασίας. Παράλληλα όμως, μεταφέρει την ευθύνη της ακρίβειας και της συμμόρφωσης ξεκάθαρα στις επιχειρήσεις. ■ Παραδείγματα από την πράξη & πρακτικά tips για εργοδότες Η εφαρμογή του ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ δεν είναι θεωρητική υπόθεση. Στην καθημερινότητα των επιχειρήσεων, ακόμη και μικρές αστοχίες μπορούν να δημιουργήσουν προβλήματα. Παράδειγμα 1: Πρόσληψη χωρίς έγκαιρη δήλωση Τι συμβαίνει: Εργαζόμενος ξεκινά εργασία το πρωί, αλλά η δήλωση στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ γίνεται αργότερα μέσα στην ημέρα. Κίνδυνος: Το σύστημα λειτουργεί σε πραγματικό χρόνο. Η εργασία πριν τη δήλωση μπορεί να θεωρηθεί αδήλωτη απασχόληση. Πρακτικό tip: -> Η δήλωση πρόσληψης να ολοκληρώνεται πριν την ανάληψη εργασίας, ακόμη κι αν πρόκειται για δοκιμαστική ημέρα. Παράδειγμα 2: Διαφορετικό ωράριο από την Ψηφιακή Κάρτα Τι συμβαίνει: Στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ δηλώνεται ωράριο 09:00–17:00, αλλά ο εργαζόμενος αποχωρεί συστηματικά στις 18:00. Κίνδυνος: Η απόκλιση καταγράφεται αυτόματα και μπορεί να ενεργοποιήσει έλεγχο για αδήλωτες υπερωρίες. Πρακτικό tip: -> Ελέγχετε εβδομαδιαία τις καταγραφές της Ψηφιακής Κάρτας και προχωράτε άμεσα σε δήλωση μεταβολών ή υπερωριών. Παράδειγμα 3: Παλιά σύμβαση που φαίνεται ενεργή Τι συμβαίνει: Εργαζόμενος έχει αποχωρήσει πριν χρόνια, αλλά στο σύστημα εμφανίζεται ακόμη ενεργός. Κίνδυνος: Λανθασμένη εικόνα προσωπικού και ενδεχόμενα πρόστιμα σε έλεγχο. Πρακτικό tip: -> Κάντε πλήρη έλεγχο όλων των ενεργών εργασιακών σχέσεων και διορθώστε άμεσα ασυνέπειες, ειδικά στη μεταβατική περίοδο. Παράδειγμα 4: Μερική απασχόληση χωρίς σωστή παρακολούθηση Τι συμβαίνει: Εργαζόμενος με μερική απασχόληση καλύπτει συχνά επιπλέον ώρες «για εξυπηρέτηση». Κίνδυνος: Το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ μπορεί να αποτυπώσει πλήρη απασχόληση, με αποτέλεσμα παράβαση της σύμβασης. Πρακτικό tip: -> Για συστηματικές επιπλέον ώρες, προχωρήστε σε επίσημη μεταβολή σύμβασης και όχι άτυπες λύσεις. ■ Γενικά πρακτικά tips συμμόρφωσης Ορίστε έναν υπεύθυνο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ μέσα στην επιχείρηση Μην βασίζεστε αποκλειστικά σε «παλιές πρακτικές» Συνεργαστείτε στενά με λογιστή ή σύμβουλο εργατικών Κρατήστε αρχείο εσωτερικών ελέγχων (ωράρια, άδειες, μεταβολές) Αν έχετε αμφιβολία, δηλώστε τη μεταβολή – μην την αφήνετε άτυπη ■ Τι πρέπει να θυμάται κάθε εργοδότης Το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ δεν συγχωρεί: > καθυστερήσεις, > προφορικές συμφωνίες, > «έτσι το κάναμε πάντα». Η φιλοσοφία του συστήματος είναι απλή: ό,τι συμβαίνει στην πράξη, πρέπει να αποτυπώνεται ψηφιακά. Παναγιώτης Ράγγος Λογιστής Φοροτεχνικός Α΄ Τάξης - Πιστοποιημένος Εσωτερικός Ελεγκτή Previous Next